I. OBJETIVO

Establecer lineamientos y criterios generales para la gestión de las bases de datos personales de empleados, contratistas, clientes y proveedores de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

Esta es una herramienta para regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, gestión, transferencia, transmisión y protección de toda la información recibida de candidatos a procesos de selección, empleados directos e indirectos, ex empleados, clientes, contratistas y proveedores, dando así cumplimiento a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, las disposiciones contenidas en el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, las sentencias de la Corte Constitucional C-1011 de 2008, C-748 de 2011 y demás normas concordantes, mediante las cuales se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., identificada con NIT 901.126.625-3, en todas sus actuaciones, a través de sus unidades de negocio y por todos los medios en los que se tenga acceso físico, electrónico, virtual, telefónico, vía web, etc., se compromete a respetar los derechos de sus clientes, empleados, proveedores y terceros en general. Por lo tanto, adopta este manual de política de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que impliquen el tratamiento de datos personales.

II. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Los datos personales registrados en cualquier base de datos, que los hagan susceptibles de tratamiento por parte de entidades públicas o privadas, realizados en el territorio colombiano o en países donde sea aplicable la legislación colombiana.

RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. es directamente responsable del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho de delegar dicho tratamiento a un tercero. RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. exige al encargado la atención e implementación de las directrices y procedimientos adecuados para la protección de los datos personales y su estricta confidencialidad. La autorización para el tratamiento de datos personales permite a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. tratar, recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir, compartir, actualizar y transmitir dichos datos, con el fin de cumplir con los objetivos establecidos por la ley según la naturaleza de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

En todo caso, el Titular de los Datos siempre tendrá la opción de revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos. El Titular autoriza de forma previa, expresa e informada la inclusión de su información en las bases de datos administradas por RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. al utilizar medios electrónicos y otros canales dispuestos para tal fin, así como el tratamiento y uso de la misma por parte de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

Por razones de eficiencia, seguridad y para mantenerse a la vanguardia tecnológica, los servidores de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. donde se alojan nuestros sistemas y bases de datos podrán estar ubicados fuera de Colombia.

Por lo tanto, el Titular autoriza a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. a enviar sus datos personales a los servidores de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. en cualquier instancia que se considere necesaria para los fines del tratamiento autorizado o para propósitos de almacenamiento y/o servicios eventuales de alojamiento o computación en la nube que RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. contrate o requiera.

Asimismo, y considerando la naturaleza comercial de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., y si los titulares lo permiten, los datos personales podrán ser transferidos a empresas internacionales.

USO DE LA IMAGEN PERSONAL

En el desarrollo de las actividades y eventos organizados y realizados por RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., podrán tomarse fotografías, videos u otras capturas de la imagen personal del titular, quien autoriza de manera expresa a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. para utilizar dichas imágenes con los fines establecidos en esta Política y de acuerdo con las actividades señaladas en su objeto social. Este uso incluye, pero no se limita a, la difusión, impresión o divulgación de imágenes en medios de comunicación; redes sociales; material promocional; piezas publicitarias y actividades de promoción.

III. DEFINICIONES

1. Actores en el Tratamiento de Datos Personales: Son las empresas o personas que realizan la provisión, recolección y tratamiento de datos personales.

2. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales o consultas en bases de datos públicas.

3. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular de los datos personales, mediante la cual se le informa sobre la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se le dará a los datos personales.

4. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que es objeto de Tratamiento.

5. Cambios Sustanciales a una Base de Datos: Son aquellos relacionados con la finalidad de la base de datos, el Encargado del Tratamiento, los canales de atención al Titular, la clasificación o tipos de datos personales almacenados en cada base, las medidas de seguridad de la información implementadas, la Política de Tratamiento de Información y la transferencia o transmisión internacional de datos personales.

6. Canales para Ejercer Derechos: Son los medios de recepción y atención de solicitudes, consultas y reclamos que el Responsable del Tratamiento y el Encargado del Tratamiento deben poner a disposición de los Titulares, con los respectivos datos de contacto, a través de los cuales el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales contenidos en bases de datos y revocar la autorización otorgada para su Tratamiento, cuando sea posible. Estos canales deben ofrecer, al menos, la posibilidad de ejercer los derechos por el mismo medio en que se recolectó la información, dejando constancia de la recepción y atención de la respectiva solicitud.

7. Conducta Inequívoca: Comportamiento que permite concluir razonablemente que el Titular otorgó la autorización para el tratamiento de sus datos.

8. Consulta: Proceso mediante el cual el Titular de los Datos Personales puede solicitar a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. su información personal contenida en las bases de datos.

9. Causado: Persona a quien se le han transferido los derechos de otra.

10. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

11. Dato Privado: Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para su titular.

12. Dato Semiprivado: Dato que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.

13. Dato Público: Dato que no es semiprivado, privado o sensible. Incluye, entre otros, los datos relativos al estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante o servidor público de una persona. Por su naturaleza, pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a confidencialidad.

14. Dato Sensible: Se entienden como datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelen origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan los intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de los partidos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.

15. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

16. Fuente de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares, como consecuencia de una relación comercial o de servicio, y que, por autorización legal o del titular, suministra dichos datos a un operador de información. El operador, a su vez, entrega los datos personales al usuario final. Si la fuente entrega directamente la información a los usuarios sin pasar por un operador, asumirá la doble calidad de fuente y operador, y responderá por los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información es responsable de la calidad de los datos suministrados al operador, y debe garantizar la protección de los derechos del titular.

17. Gestor de Datos: Colaborador de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. que realiza el tratamiento de los datos personales.

18. Gestor de Datos Externo: Es el empleado de un tercero (Responsable), que realiza el tratamiento de las bases de datos entregadas por RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. para la ejecución del tratamiento.

19. Incidente de Seguridad: Se refiere a la violación de códigos de seguridad o a la pérdida, hurto y/o acceso no autorizado a información contenida en una base de datos administrada por el Responsable del Tratamiento o su Encargado.

20. Operador de Información: Es la persona, entidad u organización que recibe de la fuente datos personales de varios titulares de información, los administra y los pone a disposición de los usuarios. El operador, en la medida en que tenga acceso a información personal de terceros, debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. Salvo que el operador sea también la fuente de la información, no mantiene una relación comercial o de servicios con el titular de los datos y, por tanto, no es responsable de la calidad de los datos proporcionados por la fuente.

21. Reclamo: Proceso mediante el cual los Titulares de los Datos Personales o sus causahabientes pueden solicitar a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., sus afiliadas y subsidiarias, la actualización, rectificación, eliminación parcial o total de la información, la prueba de la autorización o la revocación de la misma.

22. Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD): Directorio público de bases de datos personales sujetas a tratamiento que operan en el país, administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio y de libre consulta para los ciudadanos.

23. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asociación con otros decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales.

24. Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes en actividades promocionales o relacionadas.

25. Titular de los Datos: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

26. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

27. Transferencia: Se entiende por transferencia el envío de datos personales realizado por el Responsable y/o Encargado del tratamiento, ubicado en Colombia, a un tercero que, a su vez, actúa como Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

28. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga como finalidad la realización de un tratamiento por parte del Encargado en nombre del Responsable.

29. Usuario: Persona natural o jurídica que puede acceder a información personal de uno o más titulares, proporcionada por el operador, la fuente o directamente por el titular de la información. El usuario debe garantizar la protección de los derechos del titular de los datos. En caso de que el usuario a su vez entregue la información directamente a un operador, este asumirá la doble calidad de usuario y fuente, y será responsable por los deberes y obligaciones de ambos roles.

IV. PRINCIPIOS

1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular de los datos.

2. Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos ni divulgados sin autorización previa o sin mandato legal o judicial que supla el consentimiento del Titular.

3. Principio de veracidad o calidad: La información objeto de Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

4. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., en cualquier momento y sin restricciones, información sobre la existencia de datos que le conciernan, como parte integral del proceso de Tratamiento.

5. Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido únicamente al Titular o a terceros autorizados por él.

6. Principio de seguridad: La información objeto de Tratamiento deberá manejarse con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervienen en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

8. Principio de legalidad: Para el tratamiento de datos personales, RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. se sujetará a lo dispuesto en la Ley y en las demás normas que la desarrollen o complementen.

4.1 DATOS SENSIBLES

El tratamiento de datos sensibles está prohibido, salvo cuando:

a. El Titular haya otorgado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos en que, por mandato legal, no se requiera dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, la autorización deberá ser otorgada por sus representantes legales.

c. El tratamiento sea realizado en el marco de actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otra organización sin ánimo de lucro, cuyo objeto sea de carácter político, filosófico, religioso o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus miembros o a personas que mantengan contactos regulares en virtud de dicho objeto. En estos casos, los datos no podrán ser suministrados a terceros sin la autorización del Titular.

d. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este caso, deberán adoptarse medidas para suprimir la identidad de los Titulares.

4.2 DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

El tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes está prohibido, salvo en el caso de datos de naturaleza pública. Las áreas que, por la naturaleza de su gestión, deban tratar este tipo de datos personales, deberán aplicar de manera estricta los principios orientados a la protección de los derechos fundamentales de estos Titulares de Datos Personales.

V. TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS

Los datos serán utilizados por RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. para el desarrollo de su objeto social y de la relación contractual que lo vincule con el Titular de los Datos Personales, en caso de existir, y en particular para:

a. Desarrollar el objeto social de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

b. Informar a terceros debidamente autorizados y supervisados por RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. sobre aspectos que puedan ser relevantes para las actividades cotidianas de la empresa.

c. Realizar el tratamiento estadístico de sus datos.

d. Evaluar la calidad de los productos o servicios.

e. Desarrollar actividades de mercadeo y promoción.

f. Cumplir con las obligaciones contraídas con el Titular.

g. Atender requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

h. Ejecutar el contrato laboral.

i. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países, con fines relacionados con la operación de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., de conformidad con las disposiciones legales y siempre garantizando el cumplimiento de los mínimos establecidos en la normativa colombiana.

j. Autorizar el uso de la imagen con fines comerciales y publicitarios.

El Responsable del Tratamiento y/o el Encargado del Tratamiento deberán utilizar los datos única y exclusivamente para la finalidad informada al Titular. En ningún caso podrán emplearse medios engañosos o fraudulentos para tratar los datos, y cuando el uso haya sido definido como temporal, la información solo podrá utilizarse durante el período estrictamente necesario para el cumplimiento del fin para el cual fue solicitada.

5.1 IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. actuará como Responsable o Encargado del Tratamiento según corresponda conforme a esta Política. En cualquiera de los casos, la compañía se identificará de la siguiente manera:

Razón social: RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

Domicilio: Bogotá, Colombia.

NIT: 901.126.625-3

Address: Cll 80a No 109-23 

Correo electrónico: general@redcollisionstudios.com

Teléfono: +57 313 883 01 43

Sitio web: https://redcollisionstudios.com

5.2 RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

La compañía tratará los datos personales bajo los términos y el alcance de la autorización otorgada por el titular de la información, con base en las siguientes categorías:

1. Bases de datos de empleados de la compañía: Recolección, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso con fines estadísticos y, en general, uso y aprovechamiento de todos los datos proporcionados con el fin de gestionar adecuadamente la relación laboral por parte de la compañía con sus empleados. RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. podrá compartir los datos de sus empleados con sus clientes actuales o potenciales, en el cumplimiento de sus obligaciones comerciales y/o contractuales.

Los datos suministrados podrán ser utilizados por la compañía para ofrecer y comercializar bienes y servicios a sus clientes actuales o potenciales, lo cual incluye el almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso con fines estadísticos de los datos entregados.

2. Bases de datos de aspirantes en procesos de selección: Recolección, almacenamiento y, en general, uso de todos los datos proporcionados con el propósito de que la compañía avance en el proceso de selección conforme lo considere pertinente. La participación en este proceso no genera ningún tipo de derecho o prerrogativa para el participante, con el entendimiento obligatorio de que cualquier vinculación estará sujeta al cumplimiento de las normas, procedimientos y políticas aplicables por parte de la entidad en la materia.

Los datos suministrados podrán ser utilizados por la compañía para ofrecer y comercializar bienes y servicios a sus clientes actuales o potenciales, en cumplimiento de sus obligaciones comerciales y/o contractuales, lo que incluye el almacenamiento, copia, entrega, actualización, uso, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso con fines estadísticos de los datos proporcionados.

3. Bases de datos de clientes corporativos y proveedores de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.: Recolección, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación, uso con fines estadísticos y, en general, uso y aprovechamiento de todos los datos proporcionados con el fin de desarrollar el objeto social de la compañía y conforme a lo estipulado en los respectivos contratos y/o documentos comerciales suscritos entre las partes, así como para gestionar adecuadamente la relación comercial entre la compañía y sus clientes y proveedores.

5.3 DEBERES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

El Responsable del Tratamiento deberá cumplir con los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.

d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Asegurar que la información suministrada al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de manera oportuna al Encargado del Tratamiento todas las novedades respecto de los datos previamente suministrados y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.

h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento haya sido previamente autorizado.

i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos establecidos en la ley.

k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado una reclamación y no haya finalizado el procedimiento respectivo.

l. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso que se le ha dado a sus datos.

m. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

n. Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

o. Las demás que se establezcan en la Ley.

5.4 ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

La compañía realizará el tratamiento de los datos personales dentro de los términos y el alcance de la autorización otorgada por el Titular de la información.

Bases de datos propiedad de los clientes de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.: Recolección, almacenamiento, copia, entrega, actualización, ordenamiento, clasificación, transferencia, corrección, verificación y uso con fines estadísticos de bases de datos que sean propiedad de clientes corporativos de la compañía, las cuales estarán en todo momento sujetas a las políticas e instrucciones acordadas entre las partes. En la medida de lo posible, los contratos suscritos con los clientes de la compañía deberán incluir cláusulas que identifiquen al Responsable del Tratamiento y establezcan claramente las obligaciones derivadas de dicha condición.

5.5 DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Los Encargados del Tratamiento deberán cumplir con los siguientes deberes:

a. Garantizar al Titular, en todo momento, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y mantener la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Realizar de manera oportuna la actualización, rectificación o suspensión de los datos.

d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.

e. Atender las consultas y reclamos formulados por los Titulares.

f. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que lo regula la ley.

g. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez haya sido notificado por la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

h. Abstenerse de circular información que se encuentre en disputa por parte del Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso legítimo a la misma.

j. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

k. Cumplir con las instrucciones y requerimientos emitidos por la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de que en una misma persona confluyan las calidades de Responsable y Encargado del Tratamiento, esta deberá cumplir con los deberes establecidos para cada una de dichas calidades.

VI. DEL TITULAR

Para los efectos de esta política, se entiende por Titulares de los datos personales a los clientes, proveedores, distribuidores, empleados y, en general, a cualquier persona natural titular de los datos personales registrados en las bases de datos de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

En el caso de menores de edad (niños, niñas y adolescentes), sus representantes legales serán quienes tengan la facultad de autorizar o no el tratamiento de sus datos personales. En el tratamiento de esta información se deberá garantizar el respeto por los derechos prevalentes de los menores, tales como la privacidad y la protección de su información personal.

6.1 DERECHOS DE LOS TITULARES

Se informa al Titular de los datos personales sobre los derechos que le otorgan las leyes en materia de protección de datos personales, los cuales se enuncian a continuación y que RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. garantiza mediante el cumplimiento de los procedimientos definidos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables o Encargados del Tratamiento. Este derecho podrá ejercerse, entre otros, respecto de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, conforme a lo dispuesto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

c. Ser informado por la compañía, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, una vez se haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento, de acuerdo con el artículo 16 del Decreto 1377.

e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que, en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y a la Constitución Política de Colombia.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales a las Políticas contenidas en esta política que motiven nuevas consultas. Para las consultas cuya frecuencia sea superior a una por cada mes calendario, RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, si a ello hubiere lugar, certificación de documentos. Los derechos de los Titulares podrán ser ejercidos por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar debidamente su identidad por los distintos medios que disponga RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o poder conferido.

d. Por entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

e. Por estipulación a favor de otro o para otro.

6.2 DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular de los datos personales deberá mantener su información actualizada y garantizar, en todo momento a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., la veracidad de la misma. La compañía no será responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada de la inexactitud de la información proporcionada por el Titular.

6.3 AUTORIZACIÓN

Para el tratamiento de datos personales, RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. requiere la autorización previa, informada y expresa del Titular, la cual deberá obtenerse por cualquier medio físico, escrito o electrónico que permita su posterior consulta; sin perjuicio de las excepciones previstas por la ley.RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., al momento de solicitar la autorización al Titular, deberá informarle de manera clara y expresa la finalidad para la cual se recolectan los datos personales, el tratamiento al que serán sometidos, los derechos que le asisten como Titular y los medios a través de los cuales podrá ejercerlos.Para los efectos de protección de la Ley de Habeas Data, RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. contará con la autorización previa del titular para ser reportado a las centrales de riesgo como CIFIN, DATACRÉDITO y PROCREDITO.No se requerirá autorización del Titular de los datos personales en los siguientes casos:

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.

b. Datos personales de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

f. Los datos personales que contengan información de uso personal o doméstico, y los datos con fines de seguridad y defensa nacional, prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y financiación del terrorismo, así como actividades de inteligencia y contrainteligencia, no estarán sujetos a protección.

La información de los datos personales podrá ser suministrada por RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. al Titular, a sus causahabientes, representante legal y/o apoderado, o a terceros autorizados por este o por la ley, así como a entidades públicas o administrativas en ejercicio de funciones legales o por orden judicial.

Si dentro del término de treinta (30) días hábiles contados a partir de la entrada en vigencia de esta política de tratamiento de datos personales, y una vez RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. haya sido debidamente notificada, el Titular no se ha contactado con RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. o con el Encargado para solicitar la supresión de sus datos personales, se entenderá que puede continuar con el tratamiento de los datos contenidos en sus bases, para las finalidades señaladas en esta política, sin perjuicio del derecho del Titular de ejercer en cualquier momento su facultad de solicitar la supresión de los mismos.

6.4 AVISO DE PRIVACIDAD

RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. cuenta con el Aviso de Privacidad, el cual contiene la información exigida por el Decreto 1377 de 2013, y será comunicado al Titular de los Datos Personales a través de los medios de comunicación de la compañía. Para facilitar su divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro del texto de la autorización.

Los datos personales suministrados por los Titulares a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. podrán ser almacenados, utilizados, tratados, analizados, ordenados, catalogados, clasificados, divididos, circulados, verificados, corroborados, contrastados, validados, eliminados, compartidos, actualizados, transmitidos y/o transferidos a terceros, incluyendo datos sensibles que el Titular suministre de manera opcional, conforme a los términos y condiciones establecidos en la Política de Privacidad mencionada, principalmente con el fin de permitir la prestación, seguimiento, creación, desarrollo y/o mejora de nuestros productos y/o servicios, así como con fines administrativos, comerciales, publicitarios, de mercadeo, estudios estadísticos, eventos, concursos, campañas, beneficios especiales, actividades promocionales y de contacto.De acuerdo con los procedimientos descritos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los Titulares podrán ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales enviando su solicitud a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., al correo electrónico general@redcollisionstudios.com o a través de la ventanilla de radicación de correspondencia ubicada en la Calle 80A No. 109-13, Bogotá D.C., en la ciudad de Bogotá.

A partir de la fecha, los Titulares de la información personal a la que tiene acceso RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. disponen de un plazo de treinta (30) días para solicitar la supresión de sus datos personales, conforme a lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013. En caso de que los Titulares no se pronuncien, RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. continuará realizando un tratamiento adecuado de los datos personales contenidos en sus bases de datos, sin perjuicio de que los Titulares puedan solicitar en cualquier momento la eliminación de dicha información.Expedido el día 31 de marzo de 2022.

6.5 MEDIDAS DE SEGURIDAD

RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas cumplirán con los requisitos mínimos exigidos por la legislación vigente y serán evaluadas periódicamente para verificar su eficacia.

VII. PROCEDIMIENTOS PARA QUE LOS TITULARES EJERZAN SUS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

7.1 SOLICITUD DE INFORMACIÓN AL RESPONSABLE O ENCARGADO

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los Titulares de los datos, sus causahabientes, representantes o apoderados podrán consultar la información personal que repose sobre ellos en las bases de datos de propiedad de RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S., para lo cual la compañía deberá suministrar toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

La consulta deberá ser formulada mediante comunicación escrita o electrónica, dirigida al correo general@redcollisionstudios.com o a la dirección Calle 80A No. 109-13, Bogotá D.C.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en la que se dará respuesta a la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7.2 CONSULTA DE INFORMACIÓN POR PARTE DEL TITULAR

Las consultas de información que sean presentadas por el Titular de los Datos Personales, en el domicilio o dirección autorizada por este, deberán ser resueltas en un plazo de ocho (8) días contados a partir de su presentación.

En caso de no recibir respuesta en dicho término, el Titular dispondrá de una prórroga de cinco (5) días hábiles adicionales para emitir la respuesta correspondiente al solicitante, debiendo adjuntar una justificación previa que explique la causa del vencimiento del primer plazo.

7.3 RECLAMOS

Los Titulares de los Datos Personales, o sus causahabientes, podrán solicitar la actualización, rectificación o supresión total o parcial de sus datos. Igualmente, podrán solicitar la revocatoria de la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos.

1. Revocatoria de la autorización: El Titular de los Datos Personales o sus causahabientes podrán informar al Responsable del Tratamiento sobre la revocatoria de la autorización previamente otorgada, conforme a la normativa vigente.

2. Supresión de Datos Personales: El Titular podrá solicitar al Responsable del Tratamiento la supresión total o parcial de sus datos personales. La solicitud de eliminación de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular tenga un deber legal, contractual o comercial que justifique su permanencia en la base de datos.De acuerdo con el artículo 16 del Decreto 1377 de 2013, el Titular o su causahabiente solo podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable o el Encargado del Tratamiento.Cuando se reciba una reclamación del Titular relacionada con inconsistencias en la información, o cuando los datos estén siendo objeto de discusión por parte del Titular, el Responsable del Tratamiento —y, cuando actúe en su nombre, el Encargado— deberá suspender el uso de los datos durante un período no inferior al necesario para la finalización del proceso.Para tal efecto, el Encargado del Tratamiento y responsable de la base de datos deberá asegurar que exista un registro en el cual se incluya la anotación correspondiente, ya sea: “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial”, según el estado del procedimiento.

3. Plazo para la atención de reclamaciones relacionadas con Datos Personales: De conformidad con la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular de los Datos Personales presente una reclamación, el Responsable del Tratamiento procederá a verificar si esta contiene la información suficiente para ser atendida. En caso de requerirse información adicional, el Responsable deberá comunicarse con el Titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la reclamación, con el fin de que subsane las fallas detectadas.Si transcurridos dos (2) meses desde la fecha de la solicitud el solicitante no ha presentado la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

Asimismo, la Ley establece que el plazo máximo para atender la reclamación será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recepción. Cuando no sea posible atender la reclamación dentro de dicho término, se deberá informar al interesado antes del vencimiento del mismo, indicando los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá la reclamación, la cual no podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

(8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

4. Reclamaciones por parte del Responsable o Encargado ante el Titular: El Responsable del Tratamiento o el Encargado de la base de datos podrá presentar reclamaciones ante el Titular de los Datos, ya sea en su domicilio o en la dirección del Responsable o del Encargado del Tratamiento.

En estos casos, el Titular dispondrá de un plazo de quince (15) días hábiles contados desde la fecha de radicación para dar respuesta. Este plazo podrá extenderse hasta por diez (10) días hábiles adicionales, siempre que la respuesta se emita dentro del período de prórroga y se adjunte una justificación válida sobre el vencimiento del término inicial.

7.4 REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD

El Titular de los Datos Personales o su causahabiente solo podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamación ante el Responsable del Tratamiento.

7.5 REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS (RNBD)

El proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio deberá realizarse conforme a las definiciones establecidas en la herramienta dispuesta por dicha autoridad, y en cumplimiento de lo establecido en el Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:

a. Registro de bases de datos vigentes: Este registro debió realizarse a más tardar el 8 de noviembre de 2016, fecha límite establecida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

b. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos: Conforme a lo indicado en la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información registrada en el RNBD deberá actualizarse en los siguientes casos:

• Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, contados a partir del registro de la base de datos, en caso de realizarse cambios sustanciales sobre la información registrada.
• Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del año 2018.

c. Incidentes de seguridad: Los incidentes de seguridad deberán ser reportados a la Superintendencia de Industria y Comercio a través del RNBD dentro de los quince (15) días hábiles.

(15) días hábiles contados a partir del momento en que sean detectados y puestos en conocimiento de la persona o área encargada de gestionarlos.

 VIII. MODIFICACIONES A LAS POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento y de manera unilateral, sus políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será debidamente publicado y anunciado.

El uso continuo de los servicios o la no desvinculación de los mismos por parte del Titular, luego de la notificación de las nuevas directrices, constituirá aceptación de dichas modificaciones.

 IX. ENTRADA EN VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente política aplica a partir del mes de abril de 2022, y la información suministrada por los titulares permanecerá almacenada por un término de diez (10) años contados a partir de la fecha del último tratamiento, con el fin de permitir a RED COLLISION ENTERTAINMENT S.A.S. cumplir con obligaciones legales y/o contractuales, especialmente en materia contable, fiscal y tributaria.Esta política rige a partir del 18 de julio de 2022.